4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 1

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników

“Nie mam czasu” – uważaj, gdy wypowiadasz te słowa, bo mogą zdradzać, że Twoja organizacja czasu wymaga znacznej poprawy.

Wiele jest na świecie nierówności. Niektórzy mają więcej pieniędzy, kontaktów, zasobów albo talentów. Ale jest tylko jedna rzecz, której wszyscy mamy tyle samo. 

Każdy z nas ma do swojej dyspozycji dokładnie tyle samo czasu – w końcu doba ma zawsze 24 godziny, niezależnie od tego kim jesteś.

Skoro każdy z nas ma tyle samo czasu, to dlaczego czasem mówimy “nie mam czasu”?

Wszystko, co wiesz o zarządzaniu czasem może nie mieć sensu

Jeśli kiedykolwiek interesowałeś się tym, jak efektywniej zarządzać swoim czasem, to pewnie natrafiłeś na klasyczną Matrycę Eisenhowera.

W tym modelu zarządzania czasem, każdemu zadaniu przypisujemy dwa parametry: jak bardzo jest pilne i jak bardzo jest ważne.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 2

Większość poradników na temat zarządzania czasem koncentruje się na tym, by nadać zadaniom odpowiednią kolejność, by móc zabrać się do pracy.

Problem w tym, że takie podejście jest nieefektywne, bo gwarantuje WIĘCEJ PRACY. To z kolei powoduje, że jesteśmy ciągle zapracowani i nie mamy na nic innego czasu.

A gdyby tak odwrócić proces i zamiast koncentrować się na tym, jak najlepiej zapełnić swoje 24 godziny, zastanowić się, jak zorganizować czas, by mieć go po prostu więcej?

W końcu w życiu nie chodzi o to, żeby wypełnić produktywnością każdą minutę życia, ale pracować mądrze, przez co możemy cieszyć się lepszymi wynikami i większą satysfakcją.

Jak mieć więcej czasu – 4 proste kroki

W tym artykule podzielę się moją metodą, która od lat daje mi więcej czasu na efektywne realizowanie moich własnych celów. Dzięki niej znam swoje priorytety i wykonuję tylko te zadania, które naprawdę muszę wykonać.

Zacznijmy od pierwszego kroku.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 3

Technika 01: Eliminacja

Zamiast zastanawiać się, od czego zacząć pracę, wolę najpierw zidentyfikować zadania, które wcale nie muszą być wykonane.

Tak, stawiam na głowie klasyczny model zarządzania czasem.

Zarówno wtedy, gdy planuję swój tydzień, jak i każdego dnia, zastanawiam się w pierwszej kolejności, które zadania mogę wykreślić ze swojej listy. Pomaga mi w tym pytanie: co się stanie, jeśli tego nie zrobię? Gdy moją odpowiedzią jest “nic”, albo “nic szczególnego”, to bezwzględnie usuwam zadanie, aby nie marnować czasu.

Skąd biorą się takie zadania? Czasem wynikają z nieprzemyślanych procedur, innym razem są pozostałością po nieaktualnych projektach, ale też potrafią z biegiem czasu stracić sens.

Gdy zacząłem stosować tę technikę, zorientowałem się, że zbyt często zgadzałem się przyjmować od innych zadania, które były dla mnie po prostu stratą czasu. Musiałem nauczyć się odmawiać, a to nie przyszło łatwo, ale stało się naprawdę cenną umiejętnością.

Przekonałem się, że zastosowanie Eliminacji na samym początku niesie jedną kluczową korzyść. Na mojej liście zostają tylko takie zadania, które muszą zostać wykonane.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 4

Technika 02: Automatyzacja

Okay, nasza lista zawiera już tylko takie zadania, które muszą zostać wykonane. Ale zanim przejdziemy ochoczo do zapełniania swojego terminarza, zatrzymajmy się na moment.

Czy na Twojej liście często pojawiają się te same zadania?

Jeśli zdarza Ci się powtarzać te same czynności, to istnieje szansa, że takie zadania możesz zautomatyzować. Dzięki takiemu zabiegowi możesz wyeliminować monotonne, powtarzalne zadania i zwolnić sporo czasu w swoim kalendarzu.

W swojej pracy przyjmuję prostą zasadę: jeśli coś da się zautomatyzować, to powinno zostać zautomatyzowane. Dobrym przykładem będą automatyczne płatności – po prostu podłączam swoją kartę i nie muszę się przejmować. Tak samo traktuję wysyłkę szablonowych e-maili.

Jako marketer nie mogę nie wspomnieć o Automatyzacji Marketingu. To dzięki niej możesz oszczędzić wiele czasu – Twojego i Twoich pracowników. O tym, dlaczego powinieneś używać Automatyzacji Marketingu i jakie płyną z niej korzyści, piszę w tym artykule.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 5

Technika 03: Delegowanie

Wykreśliliśmy bezsensowne i zautomatyzowaliśmy powtarzalne zadania. Tym samym zostaliśmy z listą zadań, które muszą zostać wykonane przez człowieka.

Ale czy naprawdę tym, który to zrobi, musisz być Ty?

Prowadząc biznes na pewno wiesz, jak ważne jest delegowanie zadań innym ludziom. Mogą to być Twoi pracownicy, podwykonawcy lub inne osoby, które z Tobą współpracują.

Wielu początkujących przedsiębiorców nie potrafi delegować. Ten sam problem dotyczy specjalistów, którzy otworzyli własną działalność. Jeśli i Ty masz problem z oddaniem części pracy komuś innemu, to pewnie dlatego, że nie wierzysz, że ktoś inny może wykonać zadanie tak dobrze, jak Ty. Być może też obawiasz się, że wyszkolenie pracownika zabierze zbyt dużo czasu, albo masz wątpliwości, czy będziesz w stanie jasno wytłumaczyć, czego potrzebujesz.

Delegowanie to jedna z najważniejszych kompetencji przedsiębiorcy. Jeśli chcesz wejść na wyższy poziom i zbudować swoje Małe Imperium, to nie możesz robić wszystkiego sam.

Zacznij od jednego zadania, które może być wykonane przez kogoś innego. Wybierz takie zadanie, które będziesz w stanie bez problemu oddelegować. Idąc takimi małymi krokami powoli nauczysz się sztuki, w której wykonujesz tylko takie zadania, które jedynie Ty możesz wykonać.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 6

Technika 04: Prokrastynacja

Jesteśmy już na finiszu. Na Twojej liście zostały już tylko takie zadania, które muszą być wykonane przez Ciebie. Ale nie spieszmy się.

Zadaj sobie pytanie: czy muszę to zrobić TERAZ?

Jeśli zadanie może poczekać, to warto je zaplanować na odpowiedni dzień. Parafrazując stare powiedzenie: jeśli nie musisz tego robić dziś, to zrób to pojutrze – będziesz mieć dwa dni wolnego.

Tak wiele razy byliśmy przekonywani, że produktywność oznacza ciężką pracę, że czasem zapominamy o mądrej pracy. Ale co to znaczy “mądrze pracować”?

Pracujesz mądrze wtedy, gdy wykonujesz tylko te zadania, które wyłącznie Ty możesz wykonać, dopiero wtedy, gdy musisz je wykonać.

Jeśli zastosujesz tę technikę poprawnie, to zaczniesz wykorzystywać pełen potencjał swoich 24 godzin. Będziesz mądrze planować swoje działania w czasie, dzięki czemu skoncentrujesz się na tych czynnościach, które przynoszą największą korzyść Tobie i Twojej firmie.

Prokrastynacja jest bardzo skutecznym narzędziem zarządzania czasem. Warunek jest taki, że zanim zaczniesz odkładać zadania w czasie, musisz zastosować wszystkie 3 techniki omówione wyżej.

4 techniki, które oszczędzą czas Twój i Twoich pracowników 7

Jak to wykorzystać w firmie?

Twój czas jest najcenniejszy, jeśli to Ty zarządzasz firmą, albo zespołem. Oznacza to, że w pierwszej kolejności powinieneś upewnić się, że zadania, które wykonujesz, przeszły przez wszystkie 4 filtry: eliminację, automatyzację, delegowanie i prokrastynację.

Twoi pracownicy również mogą skorzystać z tego modelu. Warto regularnie omawiać kwestie związane z ich pracą – poproś swoich pracowników, by raportowali do Ciebie zadania, które można wykreślić albo zautomatyzować. Dzięki temu będziesz mógł uwolnić wiele godzin, które Twój zespół wykorzysta na wartościową pracę.

Kolejnym dobrym pomysłem jest okresowa rozmowa z pracownikiem, w której starasz się dowiedzieć, jak najlepiej wykorzystać jego kompetencje. Być może w takiej rozmowie okaże się, że istnieją pewne obowiązki, które można oddelegować komuś innemu lub zatrudnić nowego pracownika i tym samym dać swojemu specjaliście więcej czasu na zadania, które mają największy wpływ na wynik firmy.

Podsumowanie

W naszym społeczeństwie nadal funkcjonuje szkodliwy wzorzec bezmyślnej pracy. Przełożeni lubią widzieć, że ich podwładni są ciągle zajęci. Skutkiem tego jest to, że nikt nie wykorzystuje swojego czasu optymalnie.

Wśród przedsiębiorców nietrudno o kogoś, kto wierzy, że chcąc zbudować wspaniałą firmę i osiągnąć sukces, trzeba być ciągle zajętym. 

Oczywiście, czasem trzeba ciężko pracować i nie ma dróg na skróty. Problem pojawia się wtedy, gdy ciężka praca staje się bezmyślną pracą – dla samej pracy.

Jeśli chcesz zbudować swoje Małe Imperium, to ważne jest, abyś efektywnie wykorzystał każdą godzinę swojego czasu.

Gdy skoncentrujesz się na zadaniach, które tylko Ty możesz wykonać i będziesz je wykonywać jedynie wtedy, gdy muszą zostać wykonane, to gwarantuję, że nigdy nie powiesz “nie mam czasu” – szczególnie bliskiej osobie.

Bartek Szczepaniak

Bartek Szczepaniak

Strateg, growth marketer, prelegent, przedsiębiorca. Generuję Klientów dla Biznesu dzięki kampaniom reklamowym, automatyzacji marketingu i projektowaniu strategii marketingowej. Prywatnie tworzę muzykę, bawię się w akrobatykę i kąpię się zimą w jeziorze.
-
👉 IGNIST.pl - strona firmowa.

Dołącz do rosnącej społeczności